公司电脑文件管理方法

公司电脑文件是记载和体现经济发展服务事宜的主要历史资料和直接证据。企业理应确保公司电脑文件的真正、详细、可以用、安全性。

一、公司电脑文件的定义

就是指企业在开展财务核算等环节中接受或产生的，纪录和体现企业资金服务事宜的，具备存放意义的文本、数据图表等多种类型的会计账簿。包含电子器件公司电脑文件。各公司的费用预算、方案、规章制度等不属于公司电脑文件。

二、会计档案的存档

三、公司电脑文件的交接和运用

(一)公司电脑文件的转交

企业财务会计监督机构在申请办理公司电脑文件转交时，理应编写公司电脑文件转交清册，并依照我国档案保管的相关要求申请办理交接办理手续。

企业档案保管组织接受电子器件公司电脑文件时，理应对电子器件会计资料的精确性、完好性、易用性、安全系数开展检验，符合规定的才可以接受。

(二)公司电脑文件的运用

企业应该严格执行有关规章制度运用公司电脑文件，在开展公司电脑文件査阅、拷贝、借出去时执行登记，禁止伪造和毁坏。

四、公司电脑文件的存放限期

会计档案保管期限分成永久性、按时两大类。公司电脑文件的存放限期是以会计期间终结后的第一天算起。永久性，即就是指公司电脑文件须保存起来;按时，就是指计档案资料储存应做到规定的时长，一般分成10年和30年。

五、公司电脑文件的评定和消毁

(一)公司电脑文件的评定

企业应该定时对已到存放时间的公司电脑文件开展评定，并产生公司电脑文件评定意向书。

经评定，仍需再次储存的公司电脑文件，理应再次划分存放限期;对存放到期，确实没有储存意义的公司电脑文件，可以消毁。公司电脑文件评定工作中应该由企业档案保管组织带头，机构企业财务会计、财务审计、纪委监察等组织或工作人员一同开展。

(二)公司电脑文件的消毁

经检测可以消毁的公司电脑文件，消毁的主要程序流程和规定是：

1.企业档案保管机构改革财务会计档案销毁清册。

2.主要负责人、档案保管单位责任人、财务会计监督机构责任人、档案保管组织经办人员、财务会计监督机构经办人员在财务会计档案销毁清册上签定建议。

3.企业档案保管组织承担机构财务会计档案销毁工作中，并与财务会计监督机构一同派员监销。监销人们在财务会计档案销毁前严格按照财务会计档案销毁清册所列信息开展盘点核查;在财务会计档案销毁后，理应在财务会计档案销毁清册上签字或盖公章。电子器件会计资料的消毁由企业档案保管组织 财务会计监督机构 信息管理系统监督机构一同派员监销。

(三)不可消毁的公司电脑文件

存放到期但未还清的债务会计原始凭证和涉及到别的未竟事宜的会计记账凭证不可

消毁。特殊情况下的公司电脑文件处理企业公司分立/合拼状况下的公司电脑文件处理：

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(四)施工单位建设项目公司电脑文件的工作交接施工单位在工程建设期内产生的公司电脑文件，必须转交给项目建设接纳企业的，理应在申请办理完工财务决算后立即转交，并按规定申请办理移交办理手续。

(五)企业中间公司电脑文件的工作交接

企业中间工作交接公司电脑文件时，工作交接彼此理应申请办理公司电脑文件工作交接办理手续。工作交接公司电脑文件时，工作交接彼此严格按照公司电脑文件转交清册所列信息逐一工作交接，并由交接彼此的企业相关责任人承担监管。

工作交接结束后，工作交接彼此经办人员和监管人应该在公司电脑文件转交清册上签字或盖公章。电子器件公司电脑文件理应与其说数据库一并转交，独特文件格式的电子器件公司电脑文件理应与其说载入服务平台一并转交。 档案资料接纳企业应该对储存电子器件会计资料的媒介以及技术性自然环境开展检测，保证所接受电子器件会计资料的精确、详细、可以用和安全性。