备付金是公司内部结构各个部门工作员作为零星支出、业务流程购置、旅差费等以现金方法使用的资金。预算单位为申请办理日常零星支出，必须维持一定数量的库存量备付金，一般不超过3-5天零星付款需要现钱。各预算单位应根据本单位的订单量、经营规模尺寸及零星支出状况明确提出备用金额度申请办理，支付中心根据预算单位申请及实际业务开展情况核准备用金额度，签定备付金管理方法保证书。

一、 适用范围

备付金主要运用于小额零星报销费用开支，其适用范围为：除薪水统发新项目以外国家规定的对于个人的收益性支出；出差人员务必随身携带旅差费；别的须经现金支付的开支等。

二、 备付金的监管

（一）定额管理

定额管理就是指按资金计划单位的实际需求，核准备付金预算定额，并按照预算定额拨款资金的管理条例。资金计划单位按照规定支出范畴支用备付金后，凭相关支出凭证向财务会计单位费用报销，财务会计单位尽数交给现钱，使备付金仍与预算定额保持一致。一般对用以花费支出的小额备付金，推行定额管理的方法；对用以市场销售找零使用的备付金，按运营柜组核准预算定额，并拔款现钱。各柜组可在销货款中常保存核定找零款，不会有开支和报销难题。

（二）非定额管理

非定额管理是指通过款单位按照实际应当向财务会计单位领款的管理条例。在凭相关支出凭证向财务会计单位费用报销时，做为降低备付金解决，直至用了才行。如果需要填补备付金，再再行申请办理拨付和领款办理手续。对用以回收农副食品的备付金，在集中化回收高峰期时一般采用非定额管理的方法，在淡旺季零星回收的时候选用定额管理的方法，推行供货补款。

不管推行哪一种管理条例，都需要不断完善备付金的申领、存放和费用报销等手续规章制度，并特定专业人员负责经济管理备付金。经济管理工作人员产生变化时，务必办理交接手续，以确立保密责任。

详细如下：

1．因工作因素长期性使用备付金工作的人员应由财务部门服务处结合实际情况核准，拨出去一笔固定不动金额现金并要求适用范围；应用单位需要开设专职人员经济管理预算定额备付金，备付金经济管理工作人员务必妥当储存付款备付金的收条、税票及各种报销单据，并机器设备用元登记薄，纪录各种各样零星开支。

2．财务部门服务处理应按照贷款日期、贷款单位、贷款人、主要用途、额度、销户日期创建备付金账表，按月及时处理。

3．使用备付金工作的人员需及时冲账，对无端拖延者，财务部门服务处传出最后一次催办消息后还不办理者，财务部门将从下月起直接在薪水中抵税，不会再届时。

4．以前年度应用备付金时，年末务必再次办理借款办理手续，并冲回年贷款。

三、 备用金申请步骤

（一）备付金领用工

1．申领办理手续：

企业内部结构各个部门或工作员因零星支出、零星采购等都需要申领备付金，一般应当由经办人员填好借款凭证。借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部做为做账根据；第二连硕结算凭证，贷款期内由出纳存留，费用报销时做为核查根据，费用报销后随着费用报销单做为记帐凭证的配件；第三联交贷款人储存，费用报销时由于出纳签名做为贷款清算及交还贷款的收条。

工作员需先去财务部门服务处索要“借支单”，财会人员按照实际应当向贷款人派发“借支单”，贷款人按规定的格式具体内容填好贷款日期、贷款单位、贷款人、贷款用途和借款额度等事宜，经部门领导和经理签名允许，然后由财务主管签名审批后，即可到财务部门处办理借款办理手续。财会人员审批签名后“借支单”各类具体内容正确与否和详细，经审核确认无误才能申请支付办理手续。

2．业务流程结束后，报销制度：

（1）备付金开支之后在费用报销时，必须在花费明细栏注明实际用处和支出明细（如主要用途跟申请前不一样，务必详尽表述），与此同时应提供税票。

（2）贷款人申请办理费用报销手续时，财会人员应查看“备付金”账表，查清费用报销工作人员原借款额度，对报销超预算账款需及时现付退回自己，对费用报销后小于备付金额度账款的，应使其退还账户余额以还清原借支单所借应收款。

（3）其他单位临时性贷款范畴（审核信用额度依照第二项规定执行）：员工外出贷款时，应该根据详细情况申请办理信用额度，最先由备付金代管人填好备用金申请，随后业务经理审核，再交给财务经理或经理审核。并且在员工外出去公司后七天内费用报销冲账。

别的因工贷款，最先由备付金代管人填好备用金申请，随后业务经理审核，再交给财务经理或经理审核，在支出费用后需七天内到财务报销冲账。

（二）备付金代管人

备付金代管人填好备用金申请，注明实际主要用途业务经理审核财务部门核查财务经理或经理审核。如备付金是作一次性开支，单位备付金代管人需要在开支后七天内费用报销；如备付金做为常常零星开支，单位备付金代管人需要在每月月底前到财务部门费用报销。如果有需要，可再申请。

1．无超过某些及总计信用额度，财务部门派发备付金。

2．超过某些信用额度但是不超过总计信用额度，经财务经理或经理审核，财务部门派发备付金。

3．超过总计信用额度，财务部门不派发备付金

四、 备付金账务处理

（一）定额管理

1．按预算定额拨款备付金：

借：其他应付款——库存现金

贷：货币资金

2．用后费用报销时（花多少补是多少，用掉的记入成本，“补”是指通过现钱补充用掉的）

借：期间费用（营业费用等）

贷：货币资金

（二）非定额管理财务部依据公司内部某部门或个人实际需求，一次交给现钱，用后持相关会计原始凭证费用报销，费用报销时财务会计单位依据所支付项和应报销额度开展结算，如有尾款所有取回，若不够，则补充差值。

1．按照实际金额拨款备付金：

借：其他应付款——库存现金（××）

贷：货币资金

2．用后费用报销时（报销，多退少补）

借：期间费用（营业费用等）货币资金（原借得多，由经办人退回的现钱）

贷：其他应付款——库存现金（××）

或：

借：期间费用（营业费用等）

贷：其他应付款——库存现金（××）货币资金（原借减少了，应补充经办人现金）

（推行定额管理“备付金”学科的额度平常不想做变化，仅有公司更改备付金的预算定额时候做变化。）

【实例】

某企业对行政科选用非预算定额备付金规章制度，行政科为购买办公用品预借备用金1 600元，预支时，财务部依据借款凭证编写现钱付款凭证，其账务处理为：

借：其他应付款——库存现金(行政科) 1 600

贷： 1 600

行政科购买办公用品1520元后凭税票和验收入库单到财务部费用报销，交还不必要现钱80元，财务部编写收款凭证一张，其账务处理为：

借：期间费用 1 520

现钱 80

贷：其他应付款——库存现金(行政科) 1 600

假如行政科具体购买办公用品1 780元，自身垫款了180元，即在费用报销时除按照规定编写收款凭证一张，其账务处理为：

借：期间费用 1 780

贷：其他应付款——库存现金(行政科) 1 600

现钱 1 80

出纳交给行政科现钱180元，退回行政科经办人其垫款现金180元。